Microsoft Office vẫn đang là bộ công cụ văn phòng  được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Nhưng chưa hẳn bộ sản phẩm  này đã hoàn hảo và thuận tiện cho người dùng.  Những phần mềm dưới đây sẽ giúp cho bộ Office trở nên hoàn hảo  và thuận tiện hơn khi sử dụng.

Duyệt văn bản theo  Tab:

Người dùng đã không còn quá xa lạ với phong  cách duyệt web theo tab của trình duyệt, theo đó, mỗi trang web  được hiển thị trên một tab khác nhau. Điều này sẽ hạn chế số  cửa sổ phải mở trên taskbar, giúp tiết kiệm không gian làm việc  và không bị lẫn lộn giữa các cửa sổ.

Với OfficeTab, plugin dành cho  Office 2003 và 2007, bạn cũng sẽ làm được điều tương tự trên  Microsoft Office. Download OfficeTab tại  đây.

Sau khi cài đặt, các file văn bản (Word hoặc  Excel) được mở sẽ hiển thị dưới dạng các tab của cửa sổ soạn  thảo, thay vì hiển thị trên các cửa sổ riêng biệt như trước  đây. (tương tự như khi bạn duyệt web trên trình duyệt).

Để đóng, lưu, hoặc tiến hành một thao tác nào  đó trên các tab đang được mở, bạn chỉ việc click chuột phải  vào tab và chọn tác vụ tương ứng.

Bạn cũng có thể thay đổi các thuộc tính (như  màu sắc, cách hiển thị…) của các tab bằng cách kích hoạt giao  diện chính chương trình và thay đổi các thiết lập có trên đó.  (Động tác này không thực sự cần thiết vì các thiết lập mặc  định của OfficeTab đã khá là đầy đủ và phù hợp với người  dùng).

Lưu ý: Nếu không  muốn tiếp tục sử dụng OfficeTab, bạn tiến hành gỡ bỏ theo các  bước sau: (Cách tiến hành trên Word và Excel là hoàn toàn tương  tự như nhau)

- Đầu tiên, tiến hành gỡ bỏ OfficeTab theo cách  gỡ bỏ phần mềm thông thường.

- Với Office 2007: Tại  cửa sổ soạn thảo của Word, bạn kích vào biểu tượng trên góc  trái cửa sổ chương trình, chọn Word Options.

Tại hộp thoại Word Options hiện  ra, bạn chọn Advanced, tìm đến mục Display  ở khung bên phải và đánh dấu vào tùy chọn Show All  Windows in the Taskbar.

- Với bộ Office 2003: bạn chọn Tools  -> Options trên menu. Tại hộp thoại hiện ra,  bạn chọn tab View, đánh dấu vào tùy chọn Windows in  Taskbar rồi nhấn OK để xác nhận.

Trả lại giao diện  cũ cho Office 2007:

Nếu lần đầu sử dụng bộ Office 2007, hẳn bạn  sẽ gặp không ít bối rối và khó khăn với giao diện ribbon, là  giao diện mà mỗi tab chứa các chức năng riêng biệt khác nhau.

Nếu đã quá quen thuộc với giao diện và menu  đơn giản của bộ Office 2003, bạn có thể nhờ đến sự trợ giúp  của UbitMenu.

UbitMenu là plugin dành cho Office  2007, sau khi cài đặt, một tab mới sẽ được xuất hiện trên menu  của bộ Office 2007, chứa đầy đủ các thực đơn và nút bấm hoàn  toàn giống với giao diện vốn có của bộ Office 2003.

Như vậy, bạn vẫn có thể sử dụng Office 2007  với những tính năng mới, và nhưng vẫn giữ được dáng vẻ quen  thuộc vốn có của bộ Office 2003. Download UbitMenu tại  đây.

Kết hợp Microsoft  Office và Google Docs:

MS Office và Google Docs, 2 bộ công cụ văn phòng  của 2 “gã khổng lổ”, và một khi bạn kết hợp 2 công cụ  này lại với nhau, bạn sẽ được một bộ công cụ mới với đầy  đủ sức mạnh của cả 2.

Lưu ý: Để sử dụng  công cụ này, bạn cần phải sử dụng tài khoản gmail để đăng  nhập. (nếu chưa có, đăng ký miễn phí tại http://gmail.com)

OffiSync sẽ cho phép bạn làm  việc này. Download miễn phí tại  đây.

Với plugin này, bạn có thể đồng bộ hóa các  file văn bản đang có trên máy tính và trong tài khoản Google  docs. Bạn có thể nhanh chóng download, sửa, xóa các file đang có  trên Google Docs ngay từ cửa sổ Office, hoặc upload các file văn  bản đang được soạn thảo lên tài khoản Google Docs thông qua  OffiSync.

Sau khi cài đặt, OffiSync sẽ sẽ xuất hiện dưới  dạng một tab mới (đối với Office 2007) hoặc xuất hiện dưới  dạng một thanh công cụ (đối với Office 2003).

Giao diện Offisync trên Office 2007

Ngoài ra, OffiSync còn cho phép người dùng nhanh  chóng tìm kiếm hình ảnh, nội dung từ Google để chèn vào văn  bản đang soạn thảo của mình, hoặc chia sẻ chúng với người  khác thông qua GMail.

Với OffiSync, người dùng luôn có một bản sao  các văn bản, tài liệu của mình trên Google Docs, giúp đảm bảo  sự an toàn và không phải lo lắng về mất các tài liệu.

Mở các định file  chưa hỗ trợ trên Office 2003:

Bộ Office 2007 đã đưa ra các định dạng văn bản  mới, điều này khiến cho người dùng phiên bản Office 2003 đôi khi  gặp không ít khó khăn để xem và sửa nội dung của file được tạo  ra từ Office 2007.

Nếu gặp phải khó khăn này, bạn có thể nhờ  đến Microsoft Office Compatibility Pack, là plugin  dành cho Office 2003, giúp người dùng dễ dàng xem và sửa nội  dung các file được tạo ra từ Office 2007.

Download plugin này tại  đây.

Ngoài ra, cùng với sự phát triển của phần  mềm mã nguồn mở, OpenOffice hiện đang trở thành  một trong những bộ công cụ văn phòng rất thông dụng. Định dạng  file mặc định do OpenOffice tạo ra khác với định dạng mặc định  của Office.

Trong trường hợp nhận được một tài liệu định  dạng này nhưng máy tính lại chưa được cài đặt OpenOffice, bạn  có thể nhờ đến Sun ODF Plugin for Microsoft Office 3.1  để mở các định dạng này.

Download plugin này tại  đây.

Lưu file với định  dạng PDF:

Định dạng PDF giúp cho nội dung file được bảo  vệ tốt hơn, tránh khỏi những sự thay đổi ngoài ý muốn.  Microsoft Office mặc định không cho phép người dùng lưu file dưới  định dạng PDF.

Nếu muốn thực hiện điều này, bạn có thể nhờ  đến plugin mang tên Save as PDF or XPS. Với plugin  này người dùng không chỉ lưu file với định dạng PDF quen thuộc  mà còn có thể lưu file với định dạng XPS (là định dạng file  văn bản của Microsoft dùng để cạnh tranh với định dạng file PDF  của Adobe).

Download và cài đặt plugin tại  đây.

Lưu ý: Plugin này  chỉ tương thích với Office 2007.

Sau khi cài đặt, khi tiến hành chọn lưu file từ  Menu, bạn sẽ thấy có thêm tùy chọn Save as PDF or XPS, cho phép  người dùng lưu file dưới 2 định dạng này.

Còn nếu đang sử dụng Office 2003 và cũng muốn  lưu file dưới định dạng PDF, bạn có thể nhờ đến PrimoPDF.  Download tại  đây.

Sau khi cài đặt, để lưu một file dưới định  dạng PDF, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + P (hoặc  nhấn nút Print trên menu). Ở hộp thoại lựa chọn  máy in hiện ra tiếp theo sau, tại mục name, bạn lựa chọn PrimoPDF  và nhấn OK.

Hộp thoại tiếp theo sẽ cho phép bạn đặt tên  và chọn vị trí để lưu file PDF được tạo ra. Bạn cũng có thể  thay đổi một vài tùy chọn, đặt mật khẩu bảo vệ cho file PDF…  cuối cùng, nhấn nút Creat PDF để lưu file.

Trên đây là các công cụ nhỏ gọn nhưng hữu ích,  giúp cho bộ Office của bạn trở nên hoàn thiện và mạnh mẽ hơn.  Hy vọng với sự giúp đỡ của những công cụ này, công việc văn  phòng của bạn sẽ thuận thiện và dễ dàng hơn.